毎月ルーティンでやってるEXCEL作業

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毎月10日前後は給与計算をしています。給与計算は大きく3つの工程です…というところからのお話です。

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だいたい毎月今頃は給与計算中

給与計算で最初にやるのがEXCEL作業です。勤怠管理システムから出退勤時間をCSV出力し、それをEXCELに貼り付けます。次に出退勤時間の打刻漏れを修正していきます。介護事業所の特徴として夜勤がありますので、夜勤の部分は手入力で加算を入れていきます。僕が勤めている会社の給与の仕組みは大変複雑でして、この1連の作業でだいたい8時間ぐらいかかってしまいます。
EXCELで給与計算までして、それをMFクラウド給与に計算された手当、控除項目の確認(ほぼ自動計算だけど)、勤怠の入力をすると支給額が計算されます。振込額一覧表と給与明細をプリントアウトします。
最後に振込額一覧表を見ながらウェブバンキングに登録して振込完了。

今は従業員数も少ないのでMFクラウド入力とウェブバンキングは大した作業ではありません。恐らく今以上の作業量になるときは、僕ではなくて事務員さんが作業をやることになるでしょう。

ということで悩みはEXCEL作業の効率化なんです。

EXCEL作業をできるだけ減らしたい

理由は簡単。iPad Proを有効活用したいからです。iPad用のOfficeも随分と良くなりましたが、シートにCSVデータを貼り付けたり、複雑なリンク計算を入れたり(マクロできますけど嫌いなの)するのには、まだまだ不向きな代物です。ということで、EXCEL作業の効率化…というよりも僕の仕事からなくしてしまうことが大きな課題なのです。

毎月のEXCEL作業をまとめてみると

抽出してみましょう。

  • 給与計算
  • 賃金台帳・勤怠支給控除一覧表(MFクラウドからCSV出力して整理する)
  • 利用者様の請求書作成(請求管理サービスからの出力がエクセル形式で出力されるので整理する)
  • 売上集計(請求書を見ながら入力する)
  • 現金管理(これはEXCELを電卓代わりに使っているだけ)

ということになりました。

毎年の作業

毎年の作業も挙げておきましょう。

  • 労働保険料の計算(1年に1回)
  • 介護職員処遇改善加算計画書・添付資料の作成(1年に1回・3事業所分)
  • 介護職員処遇改善加算報告書・添付資料の作成(1年に1回・3事業所分)
  • 介護事業所の各種届出書の作成(不定期)
  • 介護事業所の助成金計画書・報告書の作成(不定期)
  • 決算関係整理資料の作成(毎月ちょこちょこと積み上げていく)
  • 事業計画書の作成(毎年見直しますよね)

ということは。。。

例え事務員さんを雇ってもEXCELから抜け出すことはできない気がしてきた

EXCELで鬱陶しいのは、

  • 給与計算(結局手作業が残るので面倒)
  • 介護事業所の各種届出書の作成(毎年のように微妙に様式が変更される)
  • 介護事業所の助成金計画書・報告書の作成(最近はマクロを使わされる)
  • 事業計画書の作成(実は内容が複雑すぎて過去資料を修正するよりも、1から作ったほうが間違わない)

の4項目ですね。。。この鬱陶しい作業は自分でやるしかないのかな〜。。。
作業を丸投げしたとしても、作業ではない事業計画書の作成は絶対に残りそうです。。。僕のクローンを作らなければw

やっぱり、ずーっとMacを使うことになりそうですね(T_T)

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この記事を書いた人

チームワークを得意とする介護業界に勤めるサラリーマン。Macで仕事をしていますが、それだけでモチベーションが上がります。時々、山に登ります。コタローという名の保護猫を飼っています。ゆったりマイペースで参りますので、よろしくお願いします。

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